Inhaltsverzeichnis:
1.      Zweck der Richtlinie
2.      Schutz für hinweisgebende Personen
3.      Falsche Auskünfte / Hinweise
4.      Vorgehensweise bei der Meldung von Verdachtsfällen
5.      Vorgehensweise bei Hinweisen / Beschwerden
 
1.      Zweck der Richtlinie
Seit 1859 ist das Erzbischöfliche Kinderheim Haus Nazareth im Bereich der (erzieherischen) Kinder- und Jugendhilfe im Bereich von Hohenzollern bzw. der ehemaligen hohenzollerischen Lande tätig.
In der Rechtsform als katholische kirchliche Stiftung öffentlichen Rechts ist das Haus Nazareth auch als Träger der freien Kinder- und Jugendhilfe gemäß den einschlägigen Regelungen des Sozialgesetzbuches anerkannt. Im Leistungsspektrum werden nahezu alle im Kinder- und Jugendhilfegesetz (SGB VIII) beschriebenen Hilfeformen vorgehalten und durchgeführt. Neben stationären, teilstationären und ambulanten Angeboten im Rahmen von Hilfen zur Erziehung werden junge Menschen und Familien in Form von präventiv ausgerichteten und sozialraumorientierten Leistungen der (offenen) Jugend- und Jugendsozialarbeit sowie kommunal individuell angepassten Ganztagesbetreuungsformen an allen Schultypen unterstützt. Ein Sonderpädagogisches Bildungs- und Beratungszentrum mit dem Schwerpunkt Emotionale und Soziale Entwicklung (SBBZ-ESENT), ein Frauen- und Kinderschutzhaus, eine Kindertagesstätte, sowie flexible und / oder erlebnispädagogisch orientierte Gruppenangebote ergänzen das Portfolio. Die wesentliche Aufgabe unserer Einrichtung besteht darin, dass (junge) Menschen und ihre Familien in individuellen, sozialen und gesellschaftlichen Problemlagen professionelle Hilfe durch sozialpädagogische, diagnostische und therapeutische Maßnahmen erfahren. Multiprofessionelle Teams mit einschlägigen und anerkannten spezifischen Qualifikationen realisieren die fachlichen Konzepte beziehungs- und bindungsorientiert in die individuelle Lebenswelt der jungen Menschen und Familien.
Das Erzbischöfliche Kinderheim Haus Nazareth erfährt aufgrund seiner professionellen Arbeit Vertrauen und Integrität bei Betreuten, Kooperationspartnern, Kostenträgern und sonstigen mit der Stiftung verbundenen Personen, Unternehmungen und Gruppierungen; in den alltäglichen Begegnungen und Rückmeldungen stellen wir einen guten Ruf bei Begünstigten und Spendern fest.
Trotz aller qualifizierten Konzepte, Prozessbeschreibungen und persönlichem Engagement aller Mitarbeitenden sind wir uns bewusst, dass in unserer alltäglichen Arbeit - insbesondere den pädagogisch-therapeutischen Interventionen - etwas falsch laufen kann oder Fehlverhalten vorkommt. Als Erzbischöfliches Kinderheim Haus Nazareth verpflichten wir uns, Fehlverhalten, insbesondere Betrug, Korruption, den Missbrauch von Macht, insbesondere auch die Ausübung von körperlicher oder sexueller Gewalt, und das Verschweigen von Interessenkonflikten, zu verhindern.
Wir sind offen für konstruktive Kritik und bestrebt, uns beständig weiter zu entwickeln. Sollte es Anlass zu Unzufriedenheit geben, rufen wir alle unsere Mitarbeitenden, unsere Kooperationspartner*Innen und alle mit uns verbundene oder in Geschäftsbeziehung stehende Personen auf, etwaige Vorfälle, die nicht in Übereinstimmung mit unserem Leitbild oder mit dem Verhaltenskodex des Erzbischöflichen Kinderheim Haus Nazareth sind, zu melden. Dieses gilt insbesondere für jedes wahrgenommene offensichtliche Fehlverhalten.
Mit dieser Richtlinie wollen wir dazu beitragen, dass Beschwerdewege bekannt sind und gleichzeitig verdeutlichen, dass wir offen für jede Form von konstruktiver Kritik sind.
Die Regelungen gelten für alle haupt- und ehrenamtlich tätigen Mitarbeitenden in allen Bereichen des Erzbischöflichen Kinderheims Haus Nazareth, unabhängig von ihrem Beschäftigungsstatus.
Alle mit unserer Einrichtung verbundenen Personen, Behörden, Unternehmungen oder Organisationen können unter Bezugnahme auf diese Richtlinie ihre Bedenken oder Beschwerden anmelden, wenn sie einen entsprechenden Bedarf sehen.
Unser Hinweisgebersystem ermöglicht die Meldung von Verstößen gegen Gesetze, Rechtsverordnungen oder organisationsinterne Regelungen. „Fehlverhalten“ im Sinne dieser Regelung sind zum Beispiel: Betrug, Korruption, Verstoß gegen Datenschutz, Arbeitsschutzverstoß, sexualisierter Missbrauch oder Grenzüberschreitung.
 
2.      Schutz für hinweisgebende Personen
Hinweisgebende Personen werden dagegen geschützt, dass ihre Hinweise / Beschwerden zu Benachteiligungen führen, unabhängig davon, auf welcher Ebene die Beschwerde erhoben wurde. Mitarbeitende, die mit ehrlichem Interesse und in gutem Glauben als ernst anzusehende Bedenken vorbringen und das beschriebene Verfahren nutzen, müssen keine arbeitsrechtlichen oder disziplinarrechtlichen Folgen fürchten oder ungerechte Behandlung erwarten; diese gilt auch für die Fälle, in denen sich die Bedenken als unbegründet herausstellen.
Sollten hinweisgebende Personen zu der Auffassung kommen, dass sie als Folge ihres Vorgehens an ihrem Arbeitsplatz Nachteile erleiden, sollten sie unmittelbar ihre dienstvorgesetzte Person oder, wenn ihnen diese als nicht geeignet erscheint, die nächst höhere Leitungsebene – im Falle der Direktion den Vorsitzenden des Verwaltungsrates - informieren. Mitarbeitende oder dienstvorgesetzte Personen, die eine Person, die gemäß dieser Richtlinien Bedenken vorgetragen hat, ungerecht behandeln oder Vergeltungsmaßnahmen treffen, werden disziplinarisch belangt.
Diese Zusicherung findet keine Anwendung in den Fällen, wo eine Person auf bösartige Weise eine Angelegenheit zur Sprache bringt, von der sie weiß, dass sie unrichtig ist oder die selbst auf irgendeine Weise in den Sachverhalt verwickelt ist.
Das Erzbischöfliche Kinderheim sichert zu, dass alle möglichen Anstrengungen unternommen werden, die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich zu halten. Es kann aber in der Natur einer erteilten Information liegen, oder auch durch die Notwendigkeit weiterer Nachforschungen bedingt sein, z.B. bei strafrechtlich relevanten Vorfällen, die an die zuständigen Behörden weitergegeben werden müssen - dass die Identität der hinweisgebenden Person bekannt wird. In diesen Fällen wird mit der hinweisgebenden Person im Vorfeld weiterer Schritte erörtert, welche Auswirkungen der Fall auf die Vertraulichkeit haben kann. Um eine mögliche Untersuchung nicht zu gefährden, wird die hinweisgebende Person gebeten, die Tatsache, dass er oder sie Bedenken angemeldet hat, geheim zu halten, ebenso wie die Namen weiterer involvierter Personen.
 
3.      Falsche Auskünfte / Hinweise
Das Erzbischöfliche Kinderheim wird alle Hinweise / Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Beschwerden vortragen. Allerdings kann haftungsrechtlich, strafrechtlich, arbeitsrechtlich oder in sonstiger juristischer Form gegen hinweisgebende Personen vorgegangen werden, die Hinweise oder Auskünfte erteilen, von denen sie wissen, dass diese falsch oder unwahr sind oder grob fahrlässig falsche Informationen weitergeben.
 
4.      Vorgehensweise bei der Meldung von Verdachtsfällen
4.1.   Für Mitarbeitende des Erzbischöflichen Kinderheims: Wenn Sie der Überzeugung sind, dass das Vorgehen eines oder mehrerer Mitarbeitenden ein Fehlverhalten darstellt, sollen Sie diese Bedenken unmittelbar ihrer dienstvorgesetzten Person melden. Sollten Sie aus berechtigtem Grund Unbehagen verspüren, dies mit Ihrer dienstvorgesetzten Person zu klären oder negative Konsequenzen für sich selbst befürchten, etwa Repressalien, ungerechte Behandlung oder Entlassung, können Sie auch die nächst höhere Leitungsebene kontaktieren.
4.2.   Für Mitarbeitende von Kooperations- und Geschäftspartnern, Betreute Personen, Sorgeberechtigte und allen anderen Stakeholder: Sie sollten Ihre Bedenken den zuständigen Referatsleitungen oder der Direktion melden.
4.3.   Unter (außergewöhnlichen) Umständen, unter denen es nicht angemessen wäre, der oder dem Verantwortlichen bzw. der dienstvorgesetzten Person Bericht zu erstatten, können Sie die Angelegenheit der unabhängigen Ombudsstelle beim Rechnungshof der Erzdiözese Freiburg mitteilen. (Telefon 0761-13791201 oder www.ebfr.de/hinweisgeber)
Ihre Meldung / Beschwerde ist in mündlicher Form (z.B. persönlich oder per Telefon) oder in Textform möglich. Für schriftliche Hinweise an das Erzbischöfliche Kinderheim kann die Mail-Anschrift whistleblower@haus-nazareth-sig.de genutzt werden.
Bitte nehmen Sie in Ihre Beschwerde alle Details der betreffenden Angelegenheit und jeden verfügbaren Beweis auf. Erwähnen Sie auch, ob Sie wünschen, dass Ihre Identität vertraulich bleiben soll. Wenn Sie eine Beschwerde an die Ombudsperson richten, dann nennen Sie bitte auch den Grund, warum sich die zuständige Referatsleitung oder die Direktion nicht mit der Angelegenheit beschäftigen soll.
Das Erzbischöfliche Kinderheim fördert keine anonyme Berichterstattung und kann nur dann weiter vorgehen, wenn Hinweise bzw. Beschwerden die Kontaktdaten der hinweisgebenden Person beinhalten.
 
 
5.      Vorgehensweise bei Hinweisen / Beschwerden
Alle Fälle von Hinweisen bzw. Aufdeckungen werden von uns ernstgenommen und nach folgendem Verfahren behandelt:
5.1.   Im Falle, dass zuständigen Leitungen (z.B. Direktion, Referatsleitungen, Gruppen- oder Standortleitungen, Küchen- oder Hauswirtschaftsleitung) Vorfälle bekannt werden und die Angelegenheit den direkt zugeordneten Verantwortungsbereich betreffen, ist die Leitungsperson verpflichtet, den eingegangenen Hinweis bzw. die eingegangene Beschwerde innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen.
Ebenso ist es Aufgabe der zuständigen Leitungsperson die Angelegenheit zu dokumentieren, zu bewerten und weiter nachzuforschen sowie der hinweisgebenden bzw. Beschwerde führenden Person – soweit erforderlich - den notwendigen Schutz zukommen zu lassen. Dabei ist in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. Sollte die Führungskraft der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die nächsthöhere Leitungsebene oder, wo dies angemessen erscheint, an die Ombudsperson weiterzuleiten, damit sich diese darum kümmert.
5.2.   Sollten die Hinweisgebende bzw. Beschwerde führende Person persönliche Interessen innerhalb der erhobenen Angelegenheit haben, muss sie dies von Anfang an mitteilen.
5.3.   Jeder gemäß dieser Richtlinie erfolgte Hinweis wird schriftlich bestätigt, hierdurch wird zum Ausdruck gebracht, dass das Erzbischöfliche Kinderheim Haus Nazareth der Angelegenheit weiter nachgehen und diese prüfen wird. Eine schriftliche Antwort an die hinweisgebende / Beschwerde führende Person erfolgt innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten nach Meldungseingang; die Rückmeldung enthält Informationen über die ergriffenen bzw. geplanten Folgemaßnahmen.
5.4.   Seitens des Erzbischöflichen Kinderheims wird angestrebt, dass eine erste (vorläufige) Bewertung, Klärung oder Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit innerhalb von zwei Wochen nach Aufdeckung erfolgt. Dauer und Umfang der Bewertung und Untersuchung hängen von der Materie des Vorfalls ab. In den meisten Fällen wird eine erste Bewertung erfolgen, um zu entscheiden, ob eine detailliertere Untersuchung nötig ist oder ob der gemeldete Vorfall zum Beispiel auf Falschinformationen beruht.
5.5.   Jede Untersuchung findet ohne Ansehen der Beziehung, die eine Person zum Erzbischöflichen Kinderheim hat, ohne Ansehen von deren Position oder der Dauer ihres Dienstverhältnisses bzw. ihrer Mitarbeit statt.
5.6.   Es können von der hinweisgebenden Person im Kontext der ersten Bewertung der Angelegenheit, oder auch im Verlauf der Untersuchung, weitere Informationen verlangt werden.
5.7.   Nach erfolgter Untersuchung werden – soweit erforderlich - Maßnahmen eingeleitet. Dies können z.B. disziplinarrechtliche und / oder arbeitsrechtliche Verfahren bedeuten oder die Weitergabe von Informationen an externe Behörden, wenn ein Straftatbestand vorliegt.
 
Diese Richtlinie zum Hinweisgebersystem wurde von der Direktion des Erzbischöflichen Kinderheims Haus Nazareth am 19.06.2023 beschlossen und mit Wirkung ab 01.07.2023 in Kraft gesetzt.